Documentación esencial
- **RUT actualizado**: Verifique que el Registro Único Tributario incluya la actividad económica correspondiente y el responsable del IVA. Esta información le permite confirmar que la empresa está habilitada para operar en el sector que usted necesita.
- **Certificado de existencia y representación legal**: Solicite el certificado emitido por la cámara de comercio con una fecha de expedición reciente. El documento debe contener la razón social, el número de identificación tributaria y el nombre del representante legal.
- **Certificación bancaria**: Exija una certificación emitida por la entidad financiera que indique el número de cuenta a nombre de la empresa. Evite documentos que aparezcan a nombre de una persona natural ajena al negocio.
- **Referencias comerciales**: Pida al proveedor al menos dos referencias de clientes con los que haya trabajado recientemente. Contacte a esas referencias directamente para validar la experiencia y el cumplimiento de plazos.
Pasos para la verificación
1. **Solicite los documentos antes de aceptar la cotización**. No avance en la negociación hasta contar con el RUT, el certificado de existencia, la certificación bancaria y las referencias.
2. **Cruce la información**. Compare la razón social y el NIT que aparecen en el RUT, el certificado de la cámara de comercio y la certificación bancaria. Cualquier discrepancia debe ser aclarada inmediatamente.
3. **Confirme la cuenta bancaria**. Utilice un número de teléfono que ya tenga registrado para la empresa y realice una llamada de verificación antes de efectuar cualquier pago.
4. **Formalice todo por escrito**. Registre los términos acordados, los plazos de entrega, las condiciones de pago y cualquier garantía en un documento firmado por ambas partes.
5. **Mantenga un registro interno**. Guarde copias digitales y físicas de todos los documentos recibidos y de la correspondencia relacionada con la verificación.
Error frecuente y cómo evitarlo
Un error común es aceptar un cambio de cuenta bancaria comunicado por correo electrónico o mensaje de texto sin corroborarlo. Para evitar este riesgo, siga el siguiente procedimiento:
- Cuando reciba una notificación de cambio, verifique la información llamando al número de teléfono que usted ya tenía registrado previamente.
- No utilice los datos de contacto proporcionados en el mensaje sospechoso.
- Exija una confirmación escrita del nuevo dato bancario y solicite que sea firmada por el representante legal.
Al aplicar estos pasos, reducirá significativamente la posibilidad de caer en fraudes o en situaciones de incumplimiento.
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